Kary umowne w robotach budowlanych to temat, który wraca w zasadzie przy każdym większym kontrakcie.
W umowie wszystko wygląda prosto.
Wykonawca ma zakończyć roboty do określonego dnia. Jeżeli się spóźni, płaci np. 0,1% wynagrodzenia za każdy dzień.
Termin mija. Roboty nie są zakończone. Zamawiający wystawia notę obciążeniową.
Czy to oznacza, że wykonawca rzeczywiście musi zapłacić karę?
Niekoniecznie.
W praktyce samo przekroczenie terminu wykonania robót nie zawsze oznacza, że kara umowna jest należna i zamawiający jest uprawniony do jej naliczenia.
Trzeba sprawdzić przede wszystkim:
- co dokładnie zapisano w umowie,
- czy kara umowna została skutecznie zastrzeżona,
- za jakie naruszenie przewidziano karę,
- dlaczego doszło do opóźnienia,
- kto za to opóźnienie odpowiada,
- oraz czy kara została prawidłowo wyliczona.
I właśnie o tym będzie dzisiejszy wpis.
Jeżeli otrzymałeś od zamawiającego notę obciążeniową albo karę potrącono już z Twojego wynagrodzenia, poniżej pokazuję, jakie kwestie należy sprawdzić przed podjęciem decyzji o jej zapłacie.
Kary umowne w robotach budowlanych – jakie przepisy?
Podstawę stanowią przede wszystkim art. 483 i 484 kodeksu cywilnego.
Zgodnie z art. 483 k.c. strony mogą ustalić w umowie, że naprawienie szkody wynikającej z niewykonania albo nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy.
Upraszczając:
strony już na etapie podpisywania umowy ustalają, ile jedna z nich zapłaci drugiej, jeżeli nie wykona określonego obowiązku albo wykona go nieprawidłowo.
W robotach budowlanych najczęściej będą to kary za:
- zwłokę lub opóźnienie w zakończeniu robót,
- zwłokę w wykonaniu określonego etapu,
- nieterminowe usunięcie wad,
- naruszenia związane z podwykonawcami,
- brak wymaganej kadry,
- odstąpienie od umowy z przyczyn dotyczących wykonawcy.
Oczywiście katalog może być dużo szerszy.
W szczególności w umowach zawieranych w ramach zamówień publicznych można spotkać naprawdę rozbudowane katalogi kar umownych. Więcej na ten temat znajdziesz tutaj.
Czy przekroczenie terminu oznacza automatycznie obowiązek zapłaty kary?
Nie.
To jeden z najczęstszych błędów przy ocenie zasadności naliczenia kary.
Wyobraźmy sobie następującą sytuację.
Case study
Termin zakończenia robót został ustalony na 30 czerwca.
Wykonawca zgłosił zakończenie robót 20 lipca.
Mamy więc 20 dni opóźnienia.
Zamawiający nalicza karę za 20 dni.
Na pierwszy rzut oka wszystko się zgadza.
Tylko że w trakcie realizacji inwestycji:
- zamawiający z dwutygodniowym opóźnieniem przekazał wykonawcy część frontu robót,
- pojawiły się błędy w dokumentacji projektowej,
- zamawiający przez kilka dni oczekiwał z decyzją dotyczącą rozwiązania zamiennego,
- dodatkowo zlecono wykonanie robót, których pierwotnie nie było w zakresie umowy.
W takim przypadku proste równanie: 20 dni opóźnienia = 20 dni kary może być błędne.
Trzeba bowiem ustalić, co było rzeczywistą przyczyną przesunięcia terminu.
Kto odpowiada za opóźnienie?
Co do zasady odpowiedzialność kontraktowa opiera się na zasadach wynikających z art. 471 k.c.
Oznacza to, że wykonawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania, chyba że jest ono następstwem okoliczności, za które wykonawca odpowiedzialności nie ponosi.
W praktyce budowlanej jest to bardzo istotne.
Budowa to nie jest bowiem proces, w którym wykonawca działa całkowicie samodzielnie.
Na termin wykonania robót wpływa bardzo wiele czynników.
Może to być m.in.:
- termin przekazania terenu budowy,
- jakość dokumentacji projektowej,
- konieczność dokonania zmian projektu,
- kolizje,
- decyzje projektanta lub inspektora,
- roboty dodatkowe,
- działania innych wykonawców,
- brak możliwości wejścia na określony front robót,
- sytuacja na rynku np. związana z dostępnością materiałów budowlanych.
Dlatego przy sporze o kary umowne samo porównanie daty z umowy z datą odbioru robót często mówi niewiele i zdecydowanie nie wystarcza do tego, żeby podjąć odpowiedzialną decyzję dotyczącą naliczenia kary umownej.
Zwłoka czy opóźnienie?
Tutaj dochodzimy do ciekawej kwestii.
Trzeba sprawdzić, czy w umowie kara została przewidziana za zwłokę, czy za opóźnienie.
Te pojęcia nie są tożsame.
Opóźnienie oznacza po prostu, że zobowiązanie nie zostało wykonane w terminie.
Zwłoka to kwalifikowana postać opóźnienia – taka, za którą dłużnik ponosi odpowiedzialność.
Różnica między „zwłoką” a „opóźnieniem” jest istotna, ale sama nazwa użyta w umowie nie przesądza jeszcze o odpowiedzialności wykonawcy. Trzeba sprawdzić cały kontrakt i ustalić, czy strony rozszerzyły odpowiedzialność wykonawcy także na zdarzenia, za które na zasadach ogólnych nie ponosi odpowiedzialności.
Dlatego przy karze zastrzeżonej za „opóźnienie” nie warto poprzestawać na jednym postanowieniu umowy.
Co jeżeli to zamawiający spowodował opóźnienie?
To bardzo częsta sytuacja.
Zamawiający nalicza karę za nieterminowe zakończenie robót, ale jednocześnie sam w trakcie realizacji inwestycji wpływał na przedłużenie realizacji prac.
Przykładowo:
- nie przekazał na czas dokumentacji,
- długo akceptował materiały,
- nie podejmował decyzji dotyczących zmian,
- nie udostępnił frontu robót,
- zlecał roboty dodatkowe,
- zmieniał zakres prac.
W takim przypadku trzeba przede wszystkim ustalić, czy i w jakim zakresie działania zamawiającego wpłynęły na termin zakończenia robót.
Nie wystarczy samo wykazanie, że zamawiający dopuścił się jakiegoś uchybienia.
Istotny jest jego wpływ na harmonogram.
Przykład
Jeżeli zamawiający spóźnił się o 10 dni z decyzją dotyczącą elementu robót, ale wykonawca w tym czasie mógł bez przeszkód realizować inne prace i zdarzenie nie miało wpływu na termin końcowy, trudno będzie na tej podstawie podważyć karę.
Inaczej będzie, jeżeli brak decyzji całkowicie blokował dalsze roboty.
Dlatego w większych sporach analiza przyczyn opóźnienia bywa bardzo skomplikowana i wymaga przeanalizowania i zestawienia wielu okoliczności, które miały miejsce na placu budowy.
Jakie dokumenty mają znaczenie?
W sporach o kary umowne bardzo często wygrywa albo przegrywa się dokumentami, które powstawały wiele miesięcy wcześniej – jeszcze podczas wykonywania robót.
Dlatego wykonawca powinien na bieżąco dokumentować wszystkie zdarzenia, które mają wpływ na termin.
Istotne mogą być przede wszystkim:
- harmonogramy robót,
- protokoły narad,
- korespondencja mailowa,
- pisma dotyczące przeszkód w realizacji,
- wpisy w dzienniku budowy,
- dokumentacja projektowa,
- zgłoszenia błędów projektowych,
- polecenia wykonania robót dodatkowych,
- protokoły odbiorów,
- zgłoszenia gotowości do odbioru,
- dokumentacja zdjęciowa.
Bardzo ważna jest również chronologia.
Po roku od zakończenia inwestycji strony często zupełnie inaczej pamiętają przebieg budowy.
Dokumenty pozostają i to na ich podstawie sądy badają przebieg budowy i oceniają zasadność naliczonych kar umownych.
Czy brak szkody oznacza, że kara się nie należy?
Nie.
To kolejny częsty mit.
Zgodnie z art. 484 § 1 k.c. kara umowna należy się co do zasady bez względu na wysokość poniesionej szkody.
Oznacza to, że zamawiający nie musi wykazać: „przez 20 dni opóźnienia straciłem dokładnie 300.000 zł”.
Jeżeli zostały spełnione przesłanki naliczenia kary, brak szkody nie powoduje automatycznie, że kara znika.
Nie oznacza to jednak, że wysokość szkody jest całkowicie bez znaczenia.
Może być istotna przy miarkowaniu kary.
Miarkowanie kary umownej
Jeżeli kara jest należna, nie oznacza to jeszcze, że zawsze trzeba zapłacić ją w pełnej wysokości.
Art. 484 § 2 k.c. przewiduje możliwość zmniejszenia kary umownej. Jest to tzw. miarkowanie kary umownej.
Wykonawca może domagać się obniżenia kary, jeżeli:
- zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane albo
- kara jest rażąco wygórowana.
Case study
Wartość kontraktu wynosi 10 mln zł.
Wykonawca zakończył roboty 20 dni po terminie.
Zamawiający naliczył łącznie 1 mln zł kary.
Obiekt został jednak wykonany i odebrany, a zamawiający nie wykazał istotnych negatywnych konsekwencji 20-dniowego przesunięcia.
Czy 1 mln zł kary jest należny?
Nie da się odpowiedzieć tylko na podstawie tych kilku informacji.
Ale zdecydowanie jest to sytuacja, w której należy rozważyć możliwość miarkowania kary.
Sąd bierze pod uwagę okoliczności konkretnej sprawy.
Znaczenie może mieć m.in.:
- stosunek wysokości kary do wartości kontraktu, przewidywanego zysku wykonawcy,
- zakres wykonanego zobowiązania,
- czas opóźnienia,
- rzeczywista szkoda zamawiającego,
- skutki naruszenia,
- sposób wykonania umowy.
Zamawiający potrącił karę z wynagrodzenia – czy to koniec sprawy?
Nie.
W praktyce wykonawca często nie „płaci” kary poprzez wykonanie osobnego przelewu.
Mechanizm wygląda inaczej.
Wykonawca wystawia fakturę na 500.000 zł.
Zamawiający nalicza 300.000 zł kary umownej, składa oświadczenie o potrąceniu i przelewa wykonawcy tylko 200.000 zł.
To, że pieniądze nie trafiły na rachunek wykonawcy, nie oznacza jeszcze, że zamawiający miał rację.
Jeżeli kara była nienależna, wykonawca może dochodzić zapłaty pozostałej części wynagrodzenia.
Wtedy przedmiotem sporu będzie właśnie zasadność naliczenia i potrącenia kary umownej.
Co ciekawe dokonanie potrącenia nie zwalnia Zamawiającego z obowiązku zapłacenia odsetek za opóźnienie w zapłacie faktury. Jeśli okaże się, że decyzja o naliczeniu kary umownej nie była zbyt dobrze przemyślana i sąd uzna, że kara się Zamawiającemu nie należy, Sąd zasądzi odsetki od daty wymagalności faktury.
445 tys. zł niesłusznie potrąconej kary – przykład z mojej praktyki
Niedawno zakończyłam prowadzenie sprawy, w której sąd zasądził od Zamawiającego publicznego na rzecz mojego Mocodawcy kwoty:
445 258,20 zł (czterysta czterdzieści pięć tysięcy dwieście pięćdziesiąt osiem złotych 20/100) z ustawowymi odsetkami za opóźnienie liczonymi od dnia 2 stycznia 2020 r. do dnia zapłaty – z tytułu niesłusznie potrąconych kar umownych.
122 271,47 zł (sto dwadzieścia dwa tysiące dwieście siedemdziesiąt jeden złotych 47/100) z ustawowymi odsetkami za opóźnienie liczonymi od dnia 26 lutego 2020 r. do dnia zapłaty – z tytułu robót dodatkowych.
Na dzień zapłaty odsetki od tych kwot wyniosły około 350 000 zł!!!
Zamawiający potrącił karę z Twojego wynagrodzenia?
Analizuję zasadność naliczenia kar umownych, prawidłowość potrącenia oraz możliwość odzyskania niewypłaconego wynagrodzenia. Jeżeli chcesz ocenić swoją sytuację, możesz przesłać mi umowę, notę obciążeniową i podstawową dokumentację dotyczącą przebiegu robót.
Co zrobić po otrzymaniu noty obciążeniowej?
Przede wszystkim nie zakładać od razu, że skoro zamawiający naliczył karę, to trzeba ją zapłacić.
W pierwszej kolejności sprawdziłabym cztery rzeczy.
1. Treść umowy
Za co dokładnie została zastrzeżona kara?
Za zwłokę czy opóźnienie? Czy umowa rozszerza odpowiedzialność wykonawcy?
Od jakiej kwoty jest liczona?
Jaki moment rozpoczyna, a jaki kończy jej naliczanie?
2. Przyczyny opóźnienia
Trzeba odtworzyć przebieg inwestycji.
Nie tylko ostatni miesiąc przed zakończeniem robót, ale często cały okres realizacji.
3. Dokumenty
Czy wykonawca:
- zgłaszał przeszkody?
- informował o ich wpływie na termin?
- posiada potwierdzenie swoich twierdzeń?
Co wynika z dziennika budowy?
4. Wysokość kary
Nawet jeżeli istnieją podstawy do jej naliczenia, trzeba sprawdzić, czy istnieją podstawy do miarkowania.
Kiedy więc wykonawca rzeczywiście musi zapłacić karę umowną?
Najprościej mówiąc – wtedy, gdy z konkretnej umowy wynika obowiązek zapłaty kary i rzeczywiście zostały spełnione przesłanki jej naliczenia.
Przed zapłatą warto jednak odpowiedzieć przynajmniej na kilka pytań:
- Czy kara została prawidłowo zastrzeżona?
- Czy zdarzenie, które wystąpiło, rzeczywiście jest objęte karą?
- Czy wykonawca odpowiada za przyczynę niewykonania lub nienależytego wykonania umowy?
- Czy zamawiający sam nie wpłynął na powstanie opóźnienia?
- Czy prawidłowo ustalono liczbę dni?
- Czy właściwie określono podstawę naliczenia kary?
- Czy kara nie jest rażąco wygórowana?
Dopiero odpowiedzi na te pytania pozwalają ocenić, czy wykonawca rzeczywiście powinien zapłacić całą naliczoną kwotę.
W praktyce bardzo często odpowiedź nie brzmi po prostu: „kara należy się” albo „kara się nie należy”.
Może się bowiem okazać, że kara została naliczona za zbyt długi okres, od niewłaściwej podstawy albo że część opóźnienia wynikała z przyczyn dotyczących zamawiającego.
Może się również okazać, że sama kara jest zasadna, ale jej wysokość powinna zostać znacznie zmniejszona.
Dlatego każdą większą karę umowną w kontrakcie budowlanym warto przeanalizować indywidualnie.
radca prawny
***
O autorze – radca prawny Dorota Kuś
Dorota Kuś – radca prawny, od kilkunastu lat specjalizuje się w obsłudze prawnej firm z branży budowlanej.
W ostatnim czasie jej konikiem stała się obsługa firm deweloperskich, a w szczególności początkujących deweloperów, którzy potrzebują prawnego wsparcia na etapie realizacji swojego pierwszego projektu deweloperskiego.
Przygotowuje dokumenty potrzebne w sprzedaży inwestycji deweloperskiej m.in. prospekty informacyjne, uproszczone prospekty informacyjne, wzory umów deweloperskich, rezerwacyjnych.
Posiada bogate doświadczenie w prowadzeniu sporów sądowych z zakresu branży budowlanej m.in. w zakresie roszczeń o zapłatę wynagrodzenia umownego, związanych z wykonaniem robót dodatkowych, czy z tytułu kar umownych.
Posiada doświadczenie związane z obsługą prawną przedsiębiorców realizujących kontrakty budowlane w ramach ustawy Prawo zamówień publicznych.
***
