Kary umowne w robotach budowlanych potrafią osiągać naprawdę wysokie kwoty.
Wystarczy duża wartość kontraktu, stosunkowo wysoka stawka kary i kilkadziesiąt dni opóźnienia.
Zamawiający nalicza karę, wystawia notę obciążeniową i często potrąca ją z wynagrodzenia wykonawcy.
Problem polega na tym, że samo przekroczenie terminu wykonania robót nie oznacza jeszcze, że zamawiający prawidłowo naliczył karę umowną.
W praktyce błędy mogą pojawić się już na etapie redakcji umowy, jej interpretacji, ustalania przyczyn opóźnienia, określania okresu naliczania kary czy oceny odpowiedzialności wykonawcy.
Dobrze pokazuje to jedna ze spraw sądowych z mojej praktyki dotycząca realizacji inwestycji drogowej w ramach zamówienia publicznego.
Zamawiający naliczył wykonawcy kary za opóźnienia w realizacji poszczególnych zakresów robót i potrącił je z jego wynagrodzenia.
Wykonawca zakwestionował zasadność kar, a następnie wystąpił do sądu o zapłatę wynagrodzenia z faktur, których dotyczyło potrącenie.
Sąd uznał, że wykonawca wykazał brak swojej odpowiedzialności za opóźnienia, a zamawiający nie wykazał zasadności naliczonych kar.
W konsekwencji potrącenie okazało się nieskuteczne.
Na przykładzie tej sprawy pokażę Ci, jakie błędy mogą pojawić się przy naliczaniu kar umownych i na co warto zwrócić uwagę, jeżeli zamawiający obciążył Cię karą za nieterminową realizację robót.
1. Naliczenie kary za etap robót bez sprawdzenia, czy obejmuje go umowa
To jeden z głównych problemów, który pojawił się w omawianej sprawie.
Zamawiający naliczył wykonawcy dwie kary umowne: pierwszą w związku z przekroczeniem terminu dotyczącego wydzielonego zakresu robót drogowych, a drugą w związku z niedotrzymaniem terminu wykonania pozostałych prac.
Głównym argumentem wykonawcy przeciwko karze za etap był brak podstawy do jej naliczenia w umowie. Wykonawca wskazywał, że strony nie zastrzegły kary za niedotrzymanie terminów pośrednich.
Czy jednak brak osobnego postanowienia o karze za dany etap zawsze wyklucza jej naliczenie?
Niekoniecznie.
Nie wystarczy przeanalizować wyłącznie paragrafu dotyczącego kar umownych. Trzeba ustalić, jakie obowiązki strony zamierzały zabezpieczyć karą, jakie terminy im przypisały i co w tym zakresie wynika z całej umowy.
Na znaczenie takiej wykładni zwrócił uwagę Sąd Najwyższy w wyroku z 3 lutego 2026 r., II CSKP 890/23.
W rozpoznawanej przez Sąd Najwyższy sprawie umowa przewidywała karę za zwłokę „w wykonaniu umowy”, bez osobnego wymienienia w klauzuli wszystkich obowiązków objętych karą. Sąd zaakceptował wykładnię, zgodnie z którą postanowienie to obejmowało również zwłokę w wykonaniu poszczególnych obowiązków niepieniężnych zamawiającego. Znaczenie miały przy tym postanowienia określające obowiązki stron oraz terminy rozpoczęcia kolejnych rodzajów robót.
Nie oznacza to jednak, że każdy termin wskazany w harmonogramie automatycznie został zabezpieczony karą umowną. Decydujące jest to, czy z wykładni całej umowy wynika, że zastrzeżenie kary obejmuje konkretny obowiązek i termin.
W sprawie z mojej praktyki zasadniczy zarzut wykonawcy wobec kary za etap sprowadzał się właśnie do tego, że umowa nie dawała podstaw do objęcia nią terminu pośredniego. Był to główny argument przeciwko tej konkretnej karze, a nie jedynie poboczna uwaga dotycząca harmonogramu.
W sprawie występowały również inne okoliczności przemawiające przeciwko zasadności kar. Sąd uznał, że wykonawca wykazał brak odpowiedzialności za opóźnienia, a zamawiający nie wykazał zasadności naliczonych kar. W konsekwencji potrącenie ich z wynagrodzenia wykonawcy okazało się nieskuteczne.
Dlatego przy kwestionowaniu kary za etap robót należy w pierwszej kolejności sprawdzić, czy umowa w ogóle obejmuje dany termin zastrzeżeniem kary. Dopiero następnie trzeba ocenić pozostałe przesłanki jej naliczenia, w tym odpowiedzialność wykonawcy za przekroczenie terminu.
2. Pominięcie aneksów zmieniających terminy wykonania robót
Przy ocenie zasadności kary nie wystarczy sięgnąć do pierwotnej wersji umowy.
W trakcie realizacji inwestycji strony często zmieniają terminy wykonania poszczególnych zakresów robót.
Może to wynikać z konieczności wykonania robót dodatkowych, zmian dokumentacji projektowej, przeszkód w realizacji inwestycji albo innych okoliczności.
W omawianej sprawie strony zawarły aneks zmieniający terminy realizacji robót.
Dlatego przy ocenie naliczonych kar konieczne było uwzględnienie nie tylko pierwotnego harmonogramu, ale również późniejszych ustaleń stron.
Przykład
Pierwotny termin zakończenia robót ustalono na 30 czerwca.
Następnie strony zawarły aneks przesuwający termin na 31 lipca.
Wykonawca zakończył roboty 10 sierpnia.
Jeżeli zamawiający naliczy karę od 1 lipca, pomijając aneks, nieprawidłowo określi okres, za który kara może być naliczana.
W takim przypadku trzeba odwołać się do aktualnej treści umowy.
Nie można naliczać kary tak, jakby późniejsze uzgodnienia stron w ogóle nie miały miejsca.
3. Uznanie, że każde przekroczenie terminu oznacza odpowiedzialność wykonawcy
To jeden z najważniejszych błędów.
Zamawiający porównuje termin wynikający z umowy z datą zakończenia robót.
Stwierdza, że wystąpiło opóźnienie.
Następnie nalicza karę.
Tylko że samo porównanie tych dat nie wyjaśnia jeszcze, dlaczego roboty nie zostały zakończone w terminie.
Zgodnie z art. 471 k.c. wykonawca co do zasady odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania, chyba że nastąpiło ono wskutek okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności.
Strony mogą jednak w określonych granicach rozszerzyć odpowiedzialność wykonawcy w umowie.
Dlatego zawsze trzeba przeanalizować konkretną klauzulę dotyczącą kar umownych oraz pozostałe postanowienia kontraktu.
W omawianej sprawie zamawiający twierdził, że wykonawca zwlekał z rozpoczęciem i kontynuowaniem robót oraz nie dotrzymywał harmonogramu.
Wykonawca wykazywał natomiast, że wydłużenie realizacji wynikało z wielu okoliczności, za które nie odpowiadał.
Sąd podzielił jego stanowisko.
Wniosek jest prosty: przekroczenie terminu nie powinno kończyć analizy odpowiedzialności wykonawcy. Powinno ją rozpoczynać.
4. Nieuwzględnienie błędów i nieścisłości dokumentacji projektowej
Budowa jest realizowana na podstawie określonej dokumentacji projektowej.
Jeżeli dokumentacja zawiera błędy, braki albo nieścisłości, może to mieć bezpośredni wpływ na możliwość prowadzenia robót.
W omawianej sprawie wykonawca wskazywał między innymi na problemy związane z dokumentacją projektową.
W toku inwestycji konieczne były jej korekty oraz zmiany dotyczące poszczególnych rozwiązań technicznych.
Biegły potwierdził, że nieścisłości dokumentacji stanowiły jedną z przyczyn wydłużenia realizacji.
Nie oznacza to oczywiście, że każdy błąd projektowy automatycznie zwalnia wykonawcę z odpowiedzialności za opóźnienie.
Trzeba ustalić, czy konkretny problem rzeczywiście wpływał na harmonogram.
Przykład
Wykonawca przystępuje do realizacji robót i stwierdza kolizję, której nie uwzględniono w dokumentacji.
Zgłasza problem zamawiającemu i oczekuje na rozwiązanie projektowe.
Do czasu podjęcia decyzji nie może kontynuować określonego zakresu robót.
Jeżeli zamawiający następnie nalicza karę za opóźnienie, trzeba ustalić, czy okres oczekiwania na rozwiązanie projektowe rzeczywiście wpłynął na termin zakończenia inwestycji.
Istotne będzie również to, jakie obowiązki w zakresie weryfikacji dokumentacji i zgłaszania przeszkód wynikały z umowy oraz przepisów.
5. Pominięcie wpływu robót dodatkowych i zamiennych na harmonogram
To bardzo częsty problem w kontraktach budowlanych.
W trakcie realizacji inwestycji okazuje się, że konieczne jest wykonanie prac, których pierwotnie nie przewidziano, albo zastosowanie innych rozwiązań technicznych.
Wykonawca realizuje dodatkowe roboty, ale termin zakończenia inwestycji pozostaje bez zmian.
Następnie zamawiający nalicza karę za jego przekroczenie.
W omawianej sprawie wystąpiły między innymi problemy związane z nieprzydatnością gruntu w wykopach, koniecznością jego doziarnienia, zmianą technologii podbudowy oraz dodatkowymi pracami dotyczącymi infrastruktury.
Biegły potwierdził, że roboty dodatkowe i zamienne stanowiły jedną z przyczyn wydłużenia realizacji inwestycji.
Wykonawca dochodził również wynagrodzenia za część tych robót.
Wykonanie robót dodatkowych nie oznacza automatycznie, że wykonawcy należy się przedłużenie terminu.
Trzeba jednak ustalić, czy ich realizacja rzeczywiście wpływała na możliwość terminowego zakończenia inwestycji.
Znaczenie mają między innymi zakres dodatkowych prac, czas niezbędny do ich wykonania, kolejność technologiczna robót oraz możliwość równoległego prowadzenia innych prac.
Dlatego przy sporze o kary umowne warto przeanalizować wszystkie polecenia wykonania robót dodatkowych i zamiennych oraz ich wpływ na harmonogram.
6. Obciążanie wykonawcy skutkami działań innych podmiotów na budowie
W większych inwestycjach budowlanych na placu budowy często pracuje jednocześnie kilka podmiotów.
Nie zawsze wszystkie są podwykonawcami generalnego wykonawcy.
Część robót może być realizowana przez podmioty działające na zlecenie zamawiającego albo niezależnych gestorów infrastruktury.
W omawianej sprawie jednym z problemów były kolizje z pracami innych podmiotów.
Biegły wskazał, że ich działania wpływały na czas realizacji inwestycji.
Czy wykonawca powinien odpowiadać za takie opóźnienia?
Nie można odpowiedzieć na to pytanie bez analizy konkretnej umowy i relacji pomiędzy uczestnikami inwestycji.
Inaczej ocenia się działania podwykonawcy, za którego wykonawca ponosi odpowiedzialność, a inaczej przeszkody wynikające z działań niezależnego podmiotu, którego wykonawca nie był zobowiązany koordynować.
Dlatego przy naliczaniu kary trzeba ustalić, kto rzeczywiście odpowiadał za organizację i koordynację określonych robót oraz czy działania innych podmiotów wpływały na termin realizacji.
7. Pominięcie opóźnień związanych z organizacją ruchu i uzgodnieniami
W inwestycjach drogowych organizacja ruchu ma często podstawowe znaczenie dla możliwości prowadzenia robót.
Nie zawsze wykonawca może rozpocząć określone prace wyłącznie dlatego, że dysponuje odpowiednim sprzętem i personelem.
Konieczne może być wcześniejsze zatwierdzenie organizacji ruchu, dokonanie uzgodnień albo wprowadzenie określonych zmian.
W omawianej sprawie problemy dotyczące organizacji ruchu stanowiły jedną z przyczyn wydłużenia realizacji.
Biegły wskazał między innymi na oczekiwanie na zatwierdzenie organizacji ruchu, zmianę projektu stałej organizacji ruchu oraz reorganizację placu budowy.
W praktyce przed naliczeniem kary należy więc ustalić:
- kto był odpowiedzialny za przygotowanie dokumentacji i uzyskanie wymaganych zatwierdzeń,
- kiedy dokumentacja została przekazana,
- czy konieczne były jej zmiany,
- jak długo trwały uzgodnienia,
- czy brak zatwierdzenia rzeczywiście blokował roboty.
Nie każde przedłużające się uzgodnienie oznacza brak odpowiedzialności wykonawcy.
Ale nie można również automatycznie obciążać go całym okresem opóźnienia bez ustalenia, z czego ono wynikało.
8. Pomijanie wpływu warunków atmosferycznych na realizację robót
Deszcz, mróz czy inne niekorzystne warunki atmosferyczne nie zawsze zwalniają wykonawcę z odpowiedzialności za opóźnienie.
Wykonawca powinien przecież uwzględniać typowe warunki pogodowe przy planowaniu inwestycji.
Nie oznacza to jednak, że pogoda nigdy nie może mieć znaczenia.
W omawianej sprawie biegły wskazał niekorzystne warunki atmosferyczne jako jedną z przyczyn wydłużenia realizacji robót niezależnych od wykonawcy.
Kluczowe było więc ustalenie, jaki rzeczywisty wpływ miały warunki pogodowe na możliwość prowadzenia konkretnych prac.
Przykład
Jeżeli technologia wykonania określonych robót wymaga odpowiedniej temperatury albo wyklucza prowadzenie prac podczas intensywnych opadów, warunki atmosferyczne mogą uniemożliwiać ich prawidłowe wykonanie.
Nie wystarczy jednak samo stwierdzenie, że przez kilka dni padał deszcz.
Trzeba wykazać, jakie roboty nie mogły być prowadzone, dlaczego oraz czy miało to wpływ na termin zakończenia inwestycji.
Znaczenie będzie miała również treść umowy i przyjęty przez strony podział ryzyk.
9. Pomijanie dokumentacji potwierdzającej rzeczywisty przebieg inwestycji
W sporach o kary umowne bardzo często decydują dokumenty powstające jeszcze w trakcie realizacji kontraktu.
W omawianej sprawie sąd oparł swoje ustalenia przede wszystkim na dokumentacji.
Zeznania świadków miały charakter pomocniczy.
Wykonawca prowadził korespondencję dotyczącą między innymi organizacji ruchu, zmian dokumentacji, robót dodatkowych, odbiorów częściowych i przedłużenia terminu.
Sąd uwzględnił również dokumenty potwierdzające zgłaszanie gotowości robót do odbioru oraz protokoły odbiorów częściowych.
Co istotne, dokumentacja ta pozwalała odtworzyć przebieg inwestycji i ustalić, jakie przeszkody występowały w poszczególnych okresach.
Dlatego przy ocenie zasadności kar umownych nie można ograniczyć się wyłącznie do umowy, harmonogramu i noty obciążeniowej.
Trzeba przeanalizować również dokumentację z realizacji robót.
W szczególności:
- protokoły narad,
- korespondencję stron,
- zgłoszenia przeszkód,
- dokumentację zmian projektowych,
- protokoły odbiorów,
- harmonogramy i ich aktualizacje,
- dokumentację robót dodatkowych.
Często właśnie te dokumenty pokazują, że rzeczywisty przebieg inwestycji był znacznie bardziej skomplikowany, niż wynikałoby to z samej liczby dni opóźnienia.
10. Nieprawidłowe ustalenie okresu i wysokości kary umownej
Ostatni błąd ma charakter bardziej uniwersalny.
Nawet jeżeli istnieją podstawy do naliczenia kary, zamawiający powinien jeszcze prawidłowo ustalić jej wysokość.
W omawianej sprawie kara została określona na poziomie 0,2% wynagrodzenia brutto za każdy dzień opóźnienia.
Przy takiej stawce każdy dodatkowy dzień ma znaczenie finansowe.
Dlatego trzeba sprawdzić przede wszystkim:
- od jakiej kwoty należy obliczyć karę,
- za jaki okres może być naliczana,
- jaki jest pierwszy i ostatni dzień naliczania,
- czy termin wykonania robót został zmieniony,
- czy umowa przewiduje limit kar,
- czy nie dochodzi do naliczenia kilku kar za to samo zdarzenie w sposób sprzeczny z umową lub przepisami.
Warto również sprawdzić, czy prawidłowo ustalono moment wykonania zobowiązania.
Nie zawsze będzie nim data podpisania protokołu odbioru końcowego.
Znaczenie może mieć treść umowy, charakter zgłoszonych wad oraz to, czy roboty zostały rzeczywiście wykonane i zgłoszone do odbioru.
W omawianej sprawie wykonawca wielokrotnie zgłaszał gotowość robót do odbioru, a odbiory częściowe potwierdzały dobrą jakość wykonanych prac.
Nie oznacza to jednak, że sąd stwierdził błąd rachunkowy w wyliczeniu kar. Zasadniczy problem dotyczył ich podstawy i odpowiedzialności wykonawcy za opóźnienia.
Dlatego prawidłowe wyliczenie wysokości kary powinno być zawsze osobnym elementem analizy, nawet jeżeli zamawiający uważa, że samo naruszenie umowy jest bezsporne.
Co wynika z przedstawionego wyroku?
W sprawie dotyczącej inwestycji drogowej sąd uznał, że wykonawca wykazał brak odpowiedzialności za opóźnienia.
Istotne znaczenie miała opinia biegłego z zakresu budownictwa, który przeanalizował wpływ poszczególnych zdarzeń na realizację inwestycji.
Biegły wskazał między innymi na warunki atmosferyczne, roboty dodatkowe i zamienne, prace innych podmiotów, nieścisłości dokumentacji oraz problemy związane z organizacją ruchu.
Sąd uznał, że zamawiający nie wykazał zasadności naliczonych kar umownych.
W konsekwencji oświadczenie o potrąceniu nie wywołało skutku, a wykonawcy zasądzono wynagrodzenie za roboty podstawowe oraz część wynagrodzenia za roboty dodatkowe wraz z odsetkami.
Apelacja zamawiającego została oddalona.
Ten wyrok dobrze pokazuje, że w sporach o kary umowne nie wystarczy wykazać samego przekroczenia terminu. Trzeba przeanalizować umowę, rzeczywiste przyczyny opóźnienia i dokumentację dotyczącą całego przebiegu inwestycji.
Co zrobić, jeżeli zamawiający naliczył Ci karę umowną?
Przede wszystkim nie zakładałabym, że samo otrzymanie noty obciążeniowej przesądza o obowiązku zapłaty.
W pierwszej kolejności warto sprawdzić podstawę umowną kary, rzeczywiste przyczyny naruszenia oraz sposób jej wyliczenia.
Jeżeli kara dotyczy nieterminowej realizacji robót, konieczne może być szczegółowe odtworzenie przebiegu inwestycji.
Warto również ustalić, czy zamawiający już potrącił karę z wynagrodzenia.
Jeżeli tak, trzeba osobno ocenić skuteczność potrącenia i możliwość dochodzenia niezapłaconej części wynagrodzenia wraz z odsetkami.
Więcej na ten temat pisałam we wpisie: „Potrącenie kary umownej z wynagrodzenia wykonawcy – co zrobić?”
W czym mogę Ci pomóc?
W swojej praktyce zajmuję się sporami dotyczącymi realizacji umów o roboty budowlane, w tym sporami o kary umowne.
Jeżeli zamawiający naliczył Ci karę za opóźnienie robót, mogę przeanalizować umowę, dokumentację kontraktową, przyczyny opóźnienia oraz zasadność naliczenia kary.
Pomagam również w przygotowaniu odpowiedzi na noty obciążeniowe, ocenie możliwości miarkowania kar oraz w postępowaniach sądowych dotyczących wynagrodzenia potrąconego przez zamawiającego.
Jeżeli chcesz ocenić swoją sytuację, napisz do mnie i krótko opisz sprawę.
***
O autorze – radca prawny Dorota Kuś
Dorota Kuś – radca prawny, od kilkunastu lat specjalizuje się w obsłudze prawnej firm z branży budowlanej.
W ostatnim czasie jej konikiem stała się obsługa firm deweloperskich, a w szczególności początkujących deweloperów, którzy potrzebują prawnego wsparcia na etapie realizacji swojego pierwszego projektu deweloperskiego.
Przygotowuje dokumenty potrzebne w sprzedaży inwestycji deweloperskiej m.in. prospekty informacyjne, uproszczone prospekty informacyjne, wzory umów deweloperskich, rezerwacyjnych.
Posiada bogate doświadczenie w prowadzeniu sporów sądowych z zakresu branży budowlanej m.in. w zakresie roszczeń o zapłatę wynagrodzenia umownego, związanych z wykonaniem robót dodatkowych, czy z tytułu kar umownych.
Posiada doświadczenie związane z obsługą prawną przedsiębiorców realizujących kontrakty budowlane w ramach ustawy Prawo zamówień publicznych.
***
{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }