Zamawiający odmawia odbioru robót budowlanych – czy wykonawca może żądać zapłaty wynagrodzenia?

Wykonawca zakończył roboty budowlane i zgłosił gotowość do odbioru.

Zamawiający przystąpił do czynności odbiorowych, ale stwierdził kilka usterek. Odmówił podpisania protokołu odbioru końcowego i zażądał ich usunięcia.

Do czasu usunięcia wszystkich usterek wstrzymał zapłatę wynagrodzenia.

Co więcej, uznał, że skoro nie doszło do bezusterkowego odbioru, wykonawca nadal pozostaje w opóźnieniu, i naliczył kolejne kary umowne.

Czy zamawiający miał do tego prawo?

Niekoniecznie.

Samo stwierdzenie wad w wykonanych robotach budowlanych nie zawsze uprawnia inwestora do odmowy ich odbioru.

Kluczowe znaczenie ma bowiem charakter stwierdzonych wad, a przede wszystkim to, czy są one na tyle istotne, że uniemożliwiają uznanie robót za wykonane.

W praktyce rozróżnienie to może decydować o tym, czy wykonawca otrzyma wynagrodzenie, a także czy zamawiający będzie uprawniony do naliczenia kary umownej.

W dzisiejszym wpisie wyjaśnię:

• kiedy zamawiający ma obowiązek odebrać roboty budowlane,
• czym różnią się wady istotne od nieistotnych,
• czy można uzależnić odbiór od usunięcia wszystkich usterek,
• co zrobić, gdy zamawiający bezpodstawnie odmawia odbioru,
• czy bez podpisanego protokołu odbioru wykonawca może dochodzić wynagrodzenia,
• oraz jakie znaczenie dla tych zagadnień ma wyrok Sądu Apelacyjnego w Lublinie z 12 stycznia 2024 r., I AGa 98/23.

Czy zamawiający ma obowiązek odebrać roboty budowlane?

Tak.

Obowiązek odbioru robót budowlanych wynika wprost z art. 647 Kodeksu cywilnego.

Zgodnie z tym przepisem wykonawca zobowiązuje się do oddania przewidzianego w umowie obiektu, wykonanego zgodnie z projektem i zasadami wiedzy technicznej, natomiast inwestor zobowiązuje się między innymi do jego odbioru oraz zapłaty umówionego wynagrodzenia.

Odbiór robót nie jest więc wyłącznie uprawnieniem inwestora, z którego może on skorzystać według własnego uznania.

Stanowi również jego obowiązek wynikający z zawartej umowy.

Nie oznacza to oczywiście, że inwestor musi odebrać każde roboty, niezależnie od ich stanu i stopnia zaawansowania.

Jeżeli prace nie zostały rzeczywiście zakończone albo wykonany obiekt ma wady istotne, odmowa odbioru może być uzasadniona.

Inaczej należy jednak oceniać sytuację, w której roboty zostały wykonane, a inwestor wskazuje jedynie usterki niemające istotnego wpływu na możliwość korzystania z obiektu.

Wady istotne i nieistotne – kiedy zamawiający może odmówić odbioru?

To podstawowe rozróżnienie przy ocenie zasadności odmowy odbioru robót budowlanych.

Nie każda wada oznacza bowiem, że wykonawca nie wykonał swojego zobowiązania.

Wady istotne

Za istotne można uznać w szczególności takie wady, które powodują, że wykonany obiekt jest niezdatny do użytkowania zgodnie z przeznaczeniem albo pozostaje w wyraźnej sprzeczności z umową.

Przykładowo mogą to być:

• poważne wady konstrukcyjne wpływające na bezpieczeństwo obiektu,
• nieprawidłowości uniemożliwiające korzystanie z zasadniczych instalacji,
• wykonanie robót w sposób zasadniczo odbiegający od uzgodnionego przedmiotu świadczenia.

O kwalifikacji wady decyduje jednak nie sama jej nazwa, lecz rzeczywisty charakter i skutki.

W przypadku wad istotnych inwestor może mieć podstawy do odmowy odbioru do czasu doprowadzenia robót do stanu odpowiadającego wymaganemu świadczeniu.

Wady nieistotne

Inaczej należy oceniać usterki, które nie uniemożliwiają korzystania z obiektu zgodnie z przeznaczeniem i nie stanowią zasadniczego odstępstwa od umowy.

Przykładem mogą być:

• drobne uszkodzenia powłok malarskich,
• miejscowe niedoskonałości wykończenia,
• niewielkie usterki estetyczne,
• inne uchybienia, które nie pozbawiają obiektu jego zasadniczej funkcjonalności.

Takie usterki również powinny zostać usunięte, jeżeli wykonawca ponosi za nie odpowiedzialność.

Jednak ich występowanie nie oznacza automatycznie, że inwestor może odmówić odbioru całego obiektu.

W przypadku wad nieistotnych zamawiający co do zasady powinien dokonać odbioru, zachowując jednocześnie uprawnienia przysługujące mu z tytułu wad wykonanych robót.

Czy zamawiający może wymagać bezusterkowego odbioru robót?

W umowach o roboty budowlane bardzo często pojawiają się postanowienia, zgodnie z którymi:

• odbiór końcowy następuje dopiero po usunięciu wszystkich usterek,
• warunkiem odbioru jest podpisanie bezusterkowego protokołu,
• termin wykonania umowy jest utożsamiany z datą podpisania protokołu odbioru bez uwag.

Na pierwszy rzut oka takie postanowienia wydają się jednoznaczne.

Skoro strony uzgodniły, że odbiór ma być bezusterkowy, wykonawca powinien usunąć wszystkie wady, zanim będzie mógł żądać odebrania robót.

Czy rzeczywiście?

Nie zawsze.

W orzecznictwie sądowym przyjmuje się, że uzależnienie odbioru od braku jakichkolwiek usterek nie może prowadzić do sytuacji, w której inwestor odmawia odbioru robót wykonanych w zasadniczym zakresie zgodnie z umową tylko z powodu wad nieistotnych.

Taki sposób rozumienia umowy mógłby bowiem prowadzić do nieuzasadnionego przedłużania czynności odbiorowych, a w konsekwencji również wstrzymywania zapłaty wynagrodzenia.

Co istotne, zagadnienie to było przedmiotem analizy Sądu Apelacyjnego w Lublinie w wyroku z 12 stycznia 2024 r., I AGa 98/23.

Bezusterkowy odbiór a zapłata wynagrodzenia – wyrok Sądu Apelacyjnego w Lublinie, I AGa 98/23

Sprawa rozpoznawana przez Sąd Apelacyjny w Lublinie dotyczyła sporu o zapłatę wynagrodzenia za wykonane roboty.

Strony zawarły umowę przewidującą, że przedmiotem odbioru końcowego będzie bezusterkowe wykonanie robót potwierdzone protokołem, na którym zamawiający nie zamieścił uwag.

Umowa wiązała również datę zakończenia realizacji zadania z datą podpisania protokołu odbioru końcowego.

Co wydarzyło się podczas odbioru?

Termin wykonania robót został ustalony na 30 września 2019 r.

W dniu 2 października 2019 r. sporządzono protokół odbioru, w którym potwierdzono wykonanie robót zgodnie z umową i możliwość eksploatacji obiektu.

Jednocześnie wskazano usterki wymagające usunięcia.

Po ich usunięciu wykonawca ponownie zgłosił roboty do odbioru.

W dniu 11 października 2019 r. sporządzono kolejny protokół, tym razem bez wskazania usterek.

Zamawiający przyjął, że wykonanie umowy nastąpiło dopiero 11 października, czyli 11 dni po terminie, i na tej podstawie naliczył karę umowną.

Wcześniejszy protokół wskazywał natomiast na wykonanie robót 2 dni po terminie.

Istota sporu sprowadzała się zatem do ustalenia, czy za datę wykonania umowy należało uznać dzień pierwszego odbioru robót, podczas którego stwierdzono usterki, czy dopiero dzień podpisania późniejszego protokołu bezusterkowego. Rozstrzygnięcie tej kwestii miało bezpośredni wpływ na ocenę zasadności naliczonej przez zamawiającego kary umownej.

Co uznał Sąd Apelacyjny?

Sąd Apelacyjny podzielił stanowisko, zgodnie z którym uzależnianie odbioru końcowego od braku jakichkolwiek usterek jest nieuzasadnione.

Podkreślił, że w przypadku wad nieistotnych inwestor pozostaje zobowiązany do dokonania odbioru robót, natomiast przysługują mu odpowiednie uprawnienia z tytułu rękojmi lub gwarancji.

W rozpoznawanej sprawie już w protokole z 2 października 2019 r. potwierdzono wykonanie robót zgodnie z umową oraz możliwość eksploatacji obiektu.

Zamawiający nie wykazał natomiast, że stwierdzone usterki miały charakter istotny i uniemożliwiały jego użytkowanie.

Dlatego Sąd uznał, że nie było podstaw do traktowania daty późniejszego, bezusterkowego protokołu jako daty wykonania świadczenia przez wykonawcę.

Jakie znaczenie miało to dla kary umownej?

Sąd zwrócił uwagę na jeszcze jedną istotną okoliczność.

Wykonawca odpowiada za wykonanie swojego świadczenia, natomiast dokonanie odbioru jest obowiązkiem inwestora.

Nie można zatem automatycznie utożsamiać opóźnienia wykonawcy z opóźnieniem w podpisaniu protokołu odbioru przez zamawiającego.

W przeciwnym razie inwestor mógłby wpływać na wysokość naliczanych kar poprzez przesuwanie czynności odbiorowych.

W rozpoznawanej sprawie naliczenie kary umownej okazało się niezasadne, a przedstawiona przez zamawiającego wierzytelność z tego tytułu nie mogła skutecznie pomniejszyć należnego wykonawcy wynagrodzenia.

Sąd Apelacyjny zmienił wyrok sądu pierwszej instancji i zasądził na rzecz wykonawcy 134 758,80 zł wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie od 13 listopada 2019 r.

Wniosek z tego orzeczenia jest bardzo ważny dla wykonawców: podpisanie bezusterkowego protokołu odbioru nie zawsze wyznacza datę wykonania robót, a usuwanie wad nieistotnych nie musi oznaczać dalszego opóźnienia w realizacji umowy.

Co zrobić, gdy zamawiający odmawia odbioru robót budowlanych?

W takiej sytuacji podstawowe znaczenie ma odpowiednie udokumentowanie zakończenia robót oraz gotowości do ich odbioru.

Nie wystarczy samo przekonanie wykonawcy, że prace zostały prawidłowo wykonane.

W razie sporu konieczne będzie wykazanie, jaki był rzeczywisty stan robót w dacie zgłoszenia ich do odbioru.

Dlatego rekomenduję podjęcie kilku działań.

1. Zgłoś gotowość do odbioru zgodnie z umową

W pierwszej kolejności sprawdź postanowienia kontraktu dotyczące procedury odbiorowej.

Ustal, w jakiej formie należy zgłosić zakończenie robót, jakie dokumenty trzeba przedłożyć oraz w jakim terminie zamawiający powinien przystąpić do odbioru.

Zgłoszenie powinno być udokumentowane w sposób pozwalający wykazać datę jego doręczenia.

2. Żądaj wskazania przyczyn odmowy odbioru

Jeżeli zamawiający odmawia podpisania protokołu, powinieneś ustalić, jakie konkretnie okoliczności są podstawą takiej decyzji.

Istotne jest nie tylko wskazanie usterek, ale przede wszystkim określenie ich charakteru i wpływu na możliwość korzystania z obiektu.

W praktyce warto odróżnić roboty rzeczywiście niewykonane od robót wykonanych wadliwie.

To nie są sytuacje tożsame.

3. Dokumentuj stan wykonanych robót

Zadbaj o zgromadzenie dowodów potwierdzających zakres i jakość wykonanych prac.

Znaczenie mogą mieć przede wszystkim:

• zgłoszenie gotowości do odbioru,
• korespondencja z zamawiającym,
• wpisy w dzienniku budowy,
• dokumentacja fotograficzna,
• protokoły prób i badań,
• dokumentacja powykonawcza,
• protokoły narad oraz ustalenia z inspektorem nadzoru.

W sporach dotyczących odbioru robót istotnym dowodem może być również opinia biegłego z zakresu budownictwa.

4. Zakwestionuj bezpodstawną odmowę odbioru

Jeżeli uważasz, że stwierdzone wady są nieistotne, warto przedstawić zamawiającemu pisemne stanowisko.

Wskaż, dlaczego roboty powinny zostać odebrane, i zażądaj przeprowadzenia lub zakończenia czynności odbiorowych.

Jeżeli zamawiający nadal odmawia odbioru, rozważ udokumentowanie stanu robót w jednostronnym protokole, najlepiej z udziałem osób posiadających odpowiednią wiedzę techniczną.

Pamiętaj jednak, że taki protokół nie zastępuje automatycznie odbioru dokonywanego przez zamawiającego. Jest przede wszystkim dowodem, którego znaczenie będzie oceniane wraz z pozostałą dokumentacją.

Czy wykonawca może wystawić fakturę bez podpisanego protokołu odbioru?

To jedno z najczęstszych pytań pojawiających się w sporach o wynagrodzenie za roboty budowlane.

Odpowiedź zależy przede wszystkim od postanowień umowy oraz okoliczności konkretnej sprawy.

W wielu kontraktach strony przewidują, że podstawą wystawienia faktury końcowej jest podpisany przez zamawiającego protokół odbioru.

Nie oznacza to jednak, że inwestor może bezpodstawnie odmawiać podpisania protokołu i w ten sposób bezterminowo blokować zapłatę za wykonane roboty.

Jeżeli wykonawca rzeczywiście spełnił swoje świadczenie, a odmowa odbioru jest nieuzasadniona, może istnieć podstawa do dochodzenia wynagrodzenia pomimo braku podpisanego protokołu.

Należy przy tym odróżnić możliwość wystawienia faktury od ustalenia, kiedy wynagrodzenie stało się wymagalne.

W sporze sądowym trzeba przeanalizować umowne zasady rozliczeń, faktyczny stan wykonania robót, przyczyny odmowy odbioru oraz zachowanie obu stron.

Sam brak podpisu zamawiającego pod protokołem nie powinien więc kończyć analizy zasadności roszczenia wykonawcy.

Czy odmowa odbioru może prowadzić do naliczenia kar umownych?

Takie sytuacje zdarzają się w praktyce bardzo często.

Zamawiający uznaje, że skoro nie podpisał protokołu odbioru końcowego, wykonawca nadal nie zakończył realizacji umowy.

Następnie nalicza karę umowną za kolejne dni opóźnienia.

Tymczasem, jak pokazuje wyrok Sądu Apelacyjnego w Lublinie, taka argumentacja nie zawsze jest prawidłowa.

Trzeba ustalić:

• kiedy wykonawca rzeczywiście zakończył roboty,
• czy prawidłowo zgłosił gotowość do odbioru,
• jaki charakter miały stwierdzone wady,
• czy zamawiający miał podstawy do odmowy odbioru,
• oraz co dokładnie przewiduje umowa w zakresie naliczania kar.

Jeżeli roboty zostały wykonane, a odbiór opóźniał się wyłącznie z powodu nieistotnych usterek, nie można automatycznie przyjmować, że wykonawca przez cały ten okres pozostawał w opóźnieniu.

Warto jednak pamiętać, że samo zakończenie robót po terminie może uzasadniać naliczenie kary za rzeczywisty okres opóźnienia, jeżeli spełnione są pozostałe przesłanki odpowiedzialności wykonawcy.

Dlatego nie zawsze kwestionowanie kary będzie oznaczało, że zamawiający nie ma prawa naliczyć żadnej kwoty.

Może się natomiast okazać, że kara została naliczona za zbyt długi okres.

Czy zamawiający może wstrzymać całe wynagrodzenie z powodu drobnych usterek?

Samo występowanie nieistotnych wad nie daje zamawiającemu automatycznie prawa do odmowy zapłaty całego wynagrodzenia.

Nie oznacza to jednak, że inwestor pozostaje pozbawiony ochrony.

Jeżeli roboty zostały wykonane wadliwie, może on korzystać z odpowiednich uprawnień przewidzianych w umowie, przepisach o rękojmi, gwarancji lub odpowiedzialności odszkodowawczej.

W zależności od okoliczności może to oznaczać między innymi żądanie usunięcia wad albo obniżenia wynagrodzenia, jeżeli spełnione są przesłanki takiego roszczenia.

Nie należy jednak utożsamiać uprawnień wynikających z wadliwego wykonania robót z prawem do dowolnego wstrzymywania zapłaty.

Jeżeli spór dotyczy jedynie usterek nieistotnych, wykonawca powinien rozważyć dochodzenie należnego wynagrodzenia, zamiast czekać bez końca na podpisanie bezusterkowego protokołu odbioru.

Podsumowanie – kiedy zamawiający może odmówić odbioru robót?

Odbiór robót budowlanych nie powinien być traktowany jako narzędzie umożliwiające zamawiającemu nieograniczone przesuwanie terminu zapłaty wynagrodzenia.

Jeżeli wykonawca wykonał roboty zgodnie z umową, a stwierdzone usterki mają charakter nieistotny, zamawiający co do zasady powinien dokonać odbioru.

Nie traci przy tym uprawnień związanych z wadliwym wykonaniem robót.

Inaczej jest w przypadku robót niezakończonych albo wad istotnych, które mogą uzasadniać odmowę odbioru.

Dlatego w każdym sporze należy przede wszystkim ustalić rzeczywisty stan wykonania robót, charakter stwierdzonych wad i przyczyny odmowy odbioru.

W praktyce może to decydować nie tylko o prawie wykonawcy do wynagrodzenia, ale również o zasadności kar umownych naliczanych przez zamawiającego.

Odmowa odbioru robót budowlanych – najczęstsze pytania (FAQ)

1. Czy zamawiający może odmówić odbioru robót z powodu drobnych usterek?

Co do zasady nie. Jeżeli stwierdzone usterki mają charakter nieistotny i nie uniemożliwiają korzystania z obiektu zgodnie z przeznaczeniem, zamawiający powinien dokonać odbioru. Może jednocześnie wskazać usterki w protokole i skorzystać z przysługujących mu uprawnień dotyczących wad robót.

2. Czy zamawiający może odmówić odbioru robót, jeśli umowa przewiduje odbiór bezusterkowy?

Co do zasady nie, jeżeli wykonane roboty mają jedynie wady nieistotne. Samo zastrzeżenie w umowie obowiązku dokonania bezusterkowego odbioru nie oznacza, że zamawiający może odmówić odbioru z powodu każdej, nawet drobnej usterki. Jak wskazał Sąd Apelacyjny w Lublinie w wyroku z 12 stycznia 2024 r. (I AGa 98/23), postanowienie przewidujące bezusterkowy odbiór robót należy interpretować jako odnoszące się do braku wad istotnych.

3. Czy brak podpisanego protokołu odbioru wyklucza dochodzenie wynagrodzenia?

Nie zawsze. Jeżeli wykonawca wykaże, że roboty zostały wykonane, a zamawiający bezpodstawnie odmówił ich odbioru, możliwe jest dochodzenie wynagrodzenia pomimo braku podpisanego protokołu. Konieczna jest jednak analiza zasad rozliczeń przewidzianych w umowie oraz okoliczności konkretnej sprawy.

4. Co zrobić, gdy zamawiający nie przystępuje do odbioru robót?

Wykonawca powinien przede wszystkim udokumentować zgłoszenie gotowości do odbioru i wezwać zamawiającego do przeprowadzenia czynności odbiorowych. Warto również zabezpieczyć dowody potwierdzające stan i zakres wykonanych prac. W uzasadnionych przypadkach pomocne może być sporządzenie jednostronnego protokołu dokumentującego stan robót.

5. Czy zamawiający może naliczać karę umowną do dnia podpisania bezusterkowego protokołu odbioru?

Nie automatycznie. Jeżeli roboty zostały wykonane, a późniejsze czynności dotyczyły jedynie usunięcia wad nieistotnych, naliczanie kary aż do dnia podpisania bezusterkowego protokołu może być nieuzasadnione. Każdorazowo trzeba ustalić rzeczywistą datę wykonania świadczenia, treść umowy oraz przesłanki odpowiedzialności wykonawcy.

6. Czy można dochodzić odsetek od wynagrodzenia, którego zamawiający nie zapłacił z powodu odmowy odbioru?

Tak. Jeżeli wynagrodzenie stało się wymagalne, a zamawiający nie zapłacił go w terminie, wykonawca może dochodzić odsetek za opóźnienie. Istotne znaczenie ma ustalenie terminu wymagalności roszczenia, w szczególności gdy umowa uzależnia rozliczenie od przeprowadzenia odbioru.

7. Kto powinien udowodnić, że wady robót były istotne?

Rozkład ciężaru dowodu zależy od okoliczności sprawy i twierdzeń stron. Wykonawca powinien wykazać fakty uzasadniające jego roszczenie o wynagrodzenie. Jeżeli natomiast zamawiający wywodzi prawo odmowy odbioru z istnienia wad istotnych, powinien udowodnić okoliczności uzasadniające takie stanowisko. W praktyce konieczne może być przeprowadzenie dowodu z opinii biegłego.

Zamawiający odmawia odbioru robót lub wstrzymuje wynagrodzenie – w czym mogę Ci pomóc?

W swojej praktyce zajmuję się sporami związanymi z realizacją umów o roboty budowlane, w tym dotyczącymi odbiorów, zapłaty wynagrodzenia i kar umownych.

Jeżeli zamawiający odmawia odbioru wykonanych robót, uzależnia zapłatę od podpisania bezusterkowego protokołu albo nalicza kary umowne za okres usuwania usterek, mogę przeanalizować:

• postanowienia umowy dotyczące odbiorów i rozliczeń,
• dokumentację potwierdzającą zakończenie robót,
• zasadność odmowy odbioru,
• charakter stwierdzonych wad,
• podstawy naliczenia kar umownych,
• możliwość dochodzenia niezapłaconego wynagrodzenia wraz z odsetkami.

Jeżeli chcesz ocenić swoją sytuację, napisz do mnie i krótko opisz problem.

Zapraszam do kontaktu.

Dorota Kuś
radca prawny

***

O autorze – radca prawny Dorota Kuś

Od kilkunastu lat zajmuje się obsługą prawną przedsiębiorców z branży budowlanej. Specjalizuje się w sporach związanych z realizacją umów o roboty budowlane, w szczególności dotyczących zapłaty wynagrodzenia, kar umownych, robót dodatkowych oraz odpowiedzialności za wady.

Posiada doświadczenie w obsłudze wykonawców realizujących kontrakty w ramach zamówień publicznych. Wspiera również deweloperów na etapie przygotowania, realizacji i rozliczania inwestycji.

***